PESEL UKR: August 31 Deadline Approaches for Employers and Ukrainian Citizens

August 31, 2026 marks a crucial deadline for certain Ukrainian citizens with PESEL UKR status in Poland to confirm their identity or face a change to NUE status.

Deadline for Confirming Identity

31 sierpnia 2026 r. mija ważny termin dla części obywateli Ukrainy z PESEL UKR. Muszą oni potwierdzić swoją tożsamość, inaczej mogą stracić status UKR. Niedopełnienie formalności będzie skutkować zmianą statusu UKR na NUE od 1 września. Dla pracodawców oznacza to konieczność zweryfikowania sytuacji pracowników z Ukrainy.

Obowiązek dotyczy osób, którym numer PESEL ze statusem UKR został nadany na podstawie oświadczenia, bez okazania ważnego dokumentu podróży.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw, cudzoziemiec musi potwierdzić swoją tożsamość do 31 sierpnia 2026 r. w dowolnym organie gminy, przedstawiając ważny dokument podróży.

Nie jest to więc obowiązek polegający na wymianie samego numeru PESEL. Numer pozostaje ten sam – chodzi o uzupełnienie i potwierdzenie danych dotyczących tożsamości i dokumentu podróży.

Required Actions Before August 31

Osoba, której dotyczy obowiązek, powinna zgłosić się do dowolnego urzędu gminy i przedstawić ważny dokument podróży, co do zasady paszport. Organy administracji przypominają, że termin upływa 31 sierpnia 2026 r. i nie należy zwlekać z dokonaniem formalności.

Szczególne znaczenie ma to dla osób, które od dłuższego czasu przebywają w Polsce i pracują, ale przy uzyskiwaniu numeru PESEL nie przedstawiały dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Consequences of Failing to Confirm Identity

Konsekwencje są poważne. Artykuł 25 ust. 2 ustawy z 23 stycznia 2026 r. przewiduje, że 1 września 2026 r. status UKR zostanie zmieniony na status NUE w przypadku osób, które otrzymały PESEL UKR na podstawie oświadczenia i do 31 sierpnia nie potwierdziły swojej tożsamości w wymagany sposób.

Zmiana statusu oznacza utratę uprawnień związanych ze statusem UKR. W praktyce może to mieć znaczenie m.in. dla legalności pobytu oraz korzystania ze świadczeń i innych uprawnień związanych z ochroną czasową.

Dlatego termin 31 sierpnia jest istotny nie tylko dla samych obywateli Ukrainy, ale również dla zatrudniających ich pracodawców.

Employer Verification Responsibilities

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy powinien zweryfikować, czy pracownik nadal posiada status UKR i czy spełnia warunki legalnego pobytu i wykonywania pracy. Samo posiadanie numeru PESEL nie oznacza bowiem, że status UKR będzie bezterminowo utrzymany.

Organy rynku pracy wskazują, że osoby posiadające PESEL UKR przed 5 marca 2026 r. nie muszą występować o nowy numer. Jednocześnie osoby, które uzyskały PESEL UKR na podstawie samego oświadczenia, muszą do 31 sierpnia 2026 r. potwierdzić tożsamość.

Pracodawca powinien w szczególności:

Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każdy pracownik z Ukrainy musi do 31 sierpnia ponownie iść do urzędu. Obowiązek z art. 25 ustawy dotyczy konkretnej grupy osób – tych, którym PESEL został nadany na podstawie oświadczenia.

Employment Status and Legal Stay

Sama zmiana statusu PESEL z UKR na NUE nie oznacza automatycznie, że z tym dniem umowa o pracę rozwiązuje się z mocy prawa. Problemem jest natomiast podstawa legalnego pobytu i możliwość dalszego wykonywania pracy.

Jeżeli pracownik utraci status UKR, kadry powinny ustalić, czy posiada inną podstawę pobytu pozwalającą na legalne wykonywanie pracy w Polsce. Jest to szczególnie istotne, ponieważ od 5 marca 2026 r. obowiązują nowe zasady dotyczące pobytu i zatrudniania obywateli Ukrainy, wynikające z ustawy wygaszającej część rozwiązań specustawy.

Obywatele Ukrainy posiadający status UKR nadal mogą korzystać ze szczególnych zasad dotyczących podejmowania pracy. Od 5 marca 2026 r. nadal możliwe jest powierzenie pracy obywatelowi Ukrainy posiadającemu status UKR na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy.

Dlatego dla działu kadr kluczowe jest nie tylko sprawdzenie dokumentu tożsamości pracownika, lecz także prawidłowe ustalenie jego aktualnej sytuacji pobytowej.

Procedure for Missing Passports

Osoba zobowiązana do potwierdzenia tożsamości powinna przedstawić ważny dokument podróży. Jeżeli go nie posiada, powinna jak najszybciej podjąć działania zmierzające do jego uzyskania. Administracja publiczna przypomina, że osoby bez ważnego dokumentu podróży powinny zwrócić się do właściwej placówki konsularnej Ukrainy. Nie warto czekać z tym do ostatnich dni sierpnia, ponieważ uzyskanie nowego dokumentu może wymagać czasu.

Scope of the Requirement

Nie. To bardzo ważne rozróżnienie. Termin 31 sierpnia 2026 r. dotyczy osób, którym PESEL ze statusem UKR został nadany na podstawie oświadczenia i które nie potwierdziły później swojej tożsamości na podstawie ważnego dokumentu podróży.

Osoby, które przy uzyskiwaniu PESEL przedstawiły odpowiedni dokument potwierdzający tożsamość, nie powinny być automatycznie kierowane przez pracodawcę do urzędu tylko dlatego, że są obywatelami Ukrainy i mają status UKR. Podobnie nie należy mylić tego obowiązku z „odnowieniem” numeru PESEL. Numer PESEL nie jest wymieniany.